Un appel d’offres pour un site web est un filtre. Bien r\u00e9dig\u00e9, il vous rapporte cinq propositions comparables, venant de firmes qui ont compris le mandat. Mal r\u00e9dig\u00e9, il vous rapporte quinze propositions impossibles \u00e0 comparer entre elles, venant de firmes qui ont devin\u00e9, qui ont chiffr\u00e9 leur supposition de fa\u00e7on d\u00e9fensive, et qui \u00e9mettront des avenants d\u00e8s que la r\u00e9alit\u00e9 se pr\u00e9sentera.<\/p>\n\n\n\n
La qualit\u00e9 des soumissions que vous recevrez se d\u00e9cide en grande partie avant l’envoi. Voici ce qui distingue un appel d’offres qui attire du bon travail de celui qui le repousse.<\/p>\n\n\n\n
Un appel d’offres n’est pas un cahier des charges. Si vous pouviez sp\u00e9cifier le site avec pr\u00e9cision, vous n’auriez pas besoin d’un partenaire, mais d’un ex\u00e9cutant et d’un prix fixe. C’est la description d’un probl\u00e8me, un ensemble de contraintes, et une invitation faite aux firmes de vous montrer comment elles l’aborderaient.<\/p>\n\n\n\n
La distinction compte, parce que l’\u00e9chec le plus courant est un document qui sursp\u00e9cifie les solutions et sous-sp\u00e9cifie les r\u00e9sultats. Exiger une extension pr\u00e9cise, un nombre de pages pr\u00e9cis ou une structure de navigation pr\u00e9cise retire exactement l’expertise que vous payez, et garantit que toutes les propositions se ressembleront, sauf par le prix.<\/p>\n\n\n\n
Ouvrez en expliquant pourquoi vous faites ceci. Pas \u00ab notre site est d\u00e9suet \u00bb, qui n’apprend rien \u00e0 un soumissionnaire, mais les faits op\u00e9rationnels pr\u00e9cis : le personnel ne peut pas publier sans d\u00e9veloppeur, les formulaires ne fonctionnent pas sur mobile, la section anglaise n’est plus entretenue depuis deux ans, la recherche dirige les gens vers le mauvais service, le site a \u00e9chou\u00e9 \u00e0 une revue d’accessibilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Ces \u00e9nonc\u00e9s permettent \u00e0 un soumissionnaire de vous dire lequel de vos probl\u00e8mes est le co\u00fbteux. C’est la chose la plus utile qu’une proposition puisse faire, et une liste de fonctionnalit\u00e9s ne la produit jamais.<\/p>\n\n\n\n
L’essentiel de l’\u00e9cart de prix entre les propositions vient de soumissionnaires qui posent des hypoth\u00e8ses diff\u00e9rentes sur les m\u00eames inconnues. Supprimez les inconnues et les propositions deviennent comparables.<\/p>\n\n\n\n
C’est la recommandation \u00e0 laquelle les organisations r\u00e9sistent le plus, et c’est celle qui am\u00e9liore le plus la qualit\u00e9 des soumissions.<\/p>\n\n\n\n
Taire le budget ne produit pas des prix concurrentiels. Cela produit des propositions cadr\u00e9es \u00e0 des tailles diff\u00e9rentes, donc incomparables, et cela fait perdre du temps aux firmes dont le plancher d\u00e9passe votre plafond. Publier une fourchette permet \u00e0 chacun de cadrer dans la m\u00eame enveloppe, de sorte que votre comparaison porte sur l’approche et la capacit\u00e9 plut\u00f4t que sur qui a devin\u00e9 votre chiffre.<\/p>\n\n\n\n
Si une fourchette est vraiment impossible, dites ce que le projet vaut en termes de r\u00e9sultats, ou demandez un prix pour des options d\u00e9finies. N’importe quoi vaut mieux que le silence.<\/p>\n\n\n\n
Des exigences de d\u00e9p\u00f4t interminables s\u00e9lectionnent les firmes dot\u00e9es d’un service des propositions, pas celles dot\u00e9es de bons d\u00e9veloppeurs. Quatre demandes vous en diront plus que quatorze :<\/p>\n\n\n\n
Ne demandez pas de travail de conception gratuit. Les maquettes sp\u00e9culatives sont produites sans recherche, ne vous apprennent rien de fiable, et les meilleures firmes refusent d’en fournir. Vous \u00e9carterez pr\u00e9cis\u00e9ment les soumissionnaires que vous vouliez.<\/p>\n\n\n\n
Chaque exigence de votre document remplit l’une de deux fonctions. Une exigence obligatoire est r\u00e9ussie ou \u00e9chou\u00e9e, et l’\u00e9chec \u00e9carte la soumission. Un crit\u00e8re cot\u00e9 accorde des points sur une \u00e9chelle. Les m\u00e9langer est la fa\u00e7on dont de bons soumissionnaires se font disqualifier sur un d\u00e9tail et dont de faibles soumissionnaires survivent gr\u00e2ce \u00e0 un autre.<\/p>\n\n\n\n
Gardez la liste obligatoire vraiment courte et vraiment essentielle : niveaux d’assurance, capacit\u00e9 juridique de contracter, norme d’accessibilit\u00e9, r\u00e9sidence des donn\u00e9es si elle s’applique \u00e0 vous. Tout le reste devrait \u00eatre cot\u00e9. Une erreur fr\u00e9quente et \u00e9vitable consiste \u00e0 rendre obligatoire un nombre d’ann\u00e9es d’existence ou un secteur de client\u00e8le pr\u00e9cis, ce qui exclut sans b\u00e9n\u00e9fice de solides firmes sp\u00e9cialis\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
Dites comment vous noterez les soumissions et ce que vaut chaque \u00e9l\u00e9ment. Les soumissionnaires \u00e9crivent en fonction des crit\u00e8res : les publier \u00e9l\u00e8ve donc la qualit\u00e9 de ce que vous recevez. Les taire produit des propositions qui devinent vos priorit\u00e9s, et qui devinent g\u00e9n\u00e9ralement mal.<\/p>\n\n\n\n
Si le prix p\u00e8se soixante pour cent, dites-le. Une firme qui ne peut pas gagner \u00e0 ces conditions se retirera, ce qui fait gagner une semaine \u00e0 tout le monde. Et si vous comptez pr\u00e9s\u00e9lectionner et rencontrer des candidats, dites-le aussi, avec le nombre de firmes invit\u00e9es et le moment approximatif.<\/p>\n\n\n\n
Les conditions commerciales appartiennent \u00e0 l’appel d’offres, pas \u00e0 une n\u00e9gociation apr\u00e8s la s\u00e9lection, parce qu’elles changent ce qu’une firme est pr\u00eate \u00e0 facturer. Quatre en particulier :<\/p>\n\n\n\n
Trois semaines entre la publication et le d\u00e9p\u00f4t constituent un minimum de travail pour tout mandat s\u00e9rieux, et une fen\u00eatre de deux semaines par-dessus une p\u00e9riode de vacances vous co\u00fbtera vos meilleurs soumissionnaires. Pr\u00e9voyez une p\u00e9riode de questions \u00e9crites dont les r\u00e9ponses sont diffus\u00e9es \u00e0 tous, ce qui \u00e9limine les \u00e9carts d’hypoth\u00e8ses \u00e0 l’origine de la variance de prix.<\/p>\n\n\n\n
Et annoncez votre date de lancement vis\u00e9e avec ce qui la motive. Une date li\u00e9e \u00e0 une \u00e9ch\u00e9ance l\u00e9gislative ou \u00e0 un cycle de financement est une contrainte autour de laquelle un soumissionnaire peut planifier. Une date sans raison d\u00e9clar\u00e9e sera trait\u00e9e comme n\u00e9gociable, et elle le deviendra.<\/p>\n\n\n\n
L’efficacit\u00e9 d’un appel d’offres tient surtout \u00e0 l’ordre des sections. Ce plan couvre tout ce qui pr\u00e9c\u00e8de et d\u00e9passe rarement quinze pages :<\/p>\n\n\n\n
Les acheteurs publics au Canada doivent g\u00e9n\u00e9ralement passer par le syst\u00e8me d’appels d’offres applicable : le SEAO au Qu\u00e9bec, BC Bid en Colombie-Britannique, ou MERX et les portails provinciaux ailleurs. Ces syst\u00e8mes rejoignent des firmes qui les surveillent professionnellement, ce qui est un avantage mitig\u00e9 : vous obtenez du volume, et une bonne part est g\u00e9n\u00e9rique.<\/p>\n\n\n\n
Les acheteurs priv\u00e9s et sans but lucratif n’ont pas cette obligation, et gagnent habituellement \u00e0 inviter directement quatre ou cinq firmes. Une courte liste d’invit\u00e9es produit de meilleures propositions qu’un appel ouvert, parce que chaque soumissionnaire sait que ses chances sont raisonnables et investit en cons\u00e9quence.<\/p>\n\n\n\n