Un appel d’offres pour un site web est un filtre. Bien rédigé, il vous rapporte cinq propositions comparables, venant de firmes qui ont compris le mandat. Mal rédigé, il vous rapporte quinze propositions impossibles à comparer entre elles, venant de firmes qui ont deviné, qui ont chiffré leur supposition de façon défensive, et qui émettront des avenants dès que la réalité se présentera.
La qualité des soumissions que vous recevrez se décide en grande partie avant l’envoi. Voici ce qui distingue un appel d’offres qui attire du bon travail de celui qui le repousse.
Déterminez à quoi sert le document
Un appel d’offres n’est pas un cahier des charges. Si vous pouviez spécifier le site avec précision, vous n’auriez pas besoin d’un partenaire, mais d’un exécutant et d’un prix fixe. C’est la description d’un problème, un ensemble de contraintes, et une invitation faite aux firmes de vous montrer comment elles l’aborderaient.
La distinction compte, parce que l’échec le plus courant est un document qui surspécifie les solutions et sous-spécifie les résultats. Exiger une extension précise, un nombre de pages précis ou une structure de navigation précise retire exactement l’expertise que vous payez, et garantit que toutes les propositions se ressembleront, sauf par le prix.
Commencez par le problème, pas par la liste de fonctionnalités
Ouvrez en expliquant pourquoi vous faites ceci. Pas « notre site est désuet », qui n’apprend rien à un soumissionnaire, mais les faits opérationnels précis : le personnel ne peut pas publier sans développeur, les formulaires ne fonctionnent pas sur mobile, la section anglaise n’est plus entretenue depuis deux ans, la recherche dirige les gens vers le mauvais service, le site a échoué à une revue d’accessibilité.
Ces énoncés permettent à un soumissionnaire de vous dire lequel de vos problèmes est le coûteux. C’est la chose la plus utile qu’une proposition puisse faire, et une liste de fonctionnalités ne la produit jamais.
Donnez les faits que les soumissionnaires ne peuvent pas deviner
L’essentiel de l’écart de prix entre les propositions vient de soumissionnaires qui posent des hypothèses différentes sur les mêmes inconnues. Supprimez les inconnues et les propositions deviennent comparables.
- L’échelle. Le nombre de pages et le nombre de documents, issus d’une exploration réelle et non d’une estimation. Ces deux chiffres déplacent une soumission plus que tout le reste du document.
- La plateforme actuelle, sa version, et la possibilité d’exporter le contenu.
- Les intégrations, nommées. Quels systèmes, quels fournisseurs, et l’existence d’API documentées.
- Les langues, et le niveau de parité que vous vous engagez à maintenir.
- La norme d’accessibilité, avec son numéro de version. « Accessible » n’est pas une exigence. « WCAG 2.2 niveau AA » en est une, tout comme « SGQRI 008 3.0 » si le standard québécois s’applique à vous.
- Qui rédige le contenu. Dites clairement si les textes sont réutilisés, réécrits par vous, ou attendus du soumissionnaire.
- L’hébergement, et si la firme retenue en hérite ou le remplace.
- Qui décide. Nommez la personne décisionnelle et le chemin d’approbation. Les soumissionnaires chiffrent différemment une approbation par comité et une autorité déléguée, et ils ont raison.
Publiez la fourchette budgétaire
C’est la recommandation à laquelle les organisations résistent le plus, et c’est celle qui améliore le plus la qualité des soumissions.
Taire le budget ne produit pas des prix concurrentiels. Cela produit des propositions cadrées à des tailles différentes, donc incomparables, et cela fait perdre du temps aux firmes dont le plancher dépasse votre plafond. Publier une fourchette permet à chacun de cadrer dans la même enveloppe, de sorte que votre comparaison porte sur l’approche et la capacité plutôt que sur qui a deviné votre chiffre.
Si une fourchette est vraiment impossible, dites ce que le projet vaut en termes de résultats, ou demandez un prix pour des options définies. N’importe quoi vaut mieux que le silence.
Demandez moins de choses, et de meilleures
Des exigences de dépôt interminables sélectionnent les firmes dotées d’un service des propositions, pas celles dotées de bons développeurs. Quatre demandes vous en diront plus que quatorze :
- Comment aborderiez-vous ce mandat, et que feriez-vous en premier ? L’ordre proposé révèle la façon de penser.
- Deux projets comparables, avec ce qui a mal tourné. Toute firme peut fournir des références. Une firme capable de décrire un problème et sa résolution vous dit ce que vous vivrez réellement.
- Qui fera le travail, nommément, et sa disponibilité. L’écart entre l’équipe qui présente et l’équipe qui construit est la source de déception la plus fréquente dans ce métier.
- Ce qui se passe après le lancement, et à quel prix. Une firme sans réponse ici est une firme qui prévoit disparaître.
Ne demandez pas de travail de conception gratuit. Les maquettes spéculatives sont produites sans recherche, ne vous apprennent rien de fiable, et les meilleures firmes refusent d’en fournir. Vous écarterez précisément les soumissionnaires que vous vouliez.
Distinguez les exigences obligatoires des critères cotés
Chaque exigence de votre document remplit l’une de deux fonctions. Une exigence obligatoire est réussie ou échouée, et l’échec écarte la soumission. Un critère coté accorde des points sur une échelle. Les mélanger est la façon dont de bons soumissionnaires se font disqualifier sur un détail et dont de faibles soumissionnaires survivent grâce à un autre.
Gardez la liste obligatoire vraiment courte et vraiment essentielle : niveaux d’assurance, capacité juridique de contracter, norme d’accessibilité, résidence des données si elle s’applique à vous. Tout le reste devrait être coté. Une erreur fréquente et évitable consiste à rendre obligatoire un nombre d’années d’existence ou un secteur de clientèle précis, ce qui exclut sans bénéfice de solides firmes spécialisées.
Publiez les critères d’évaluation et leur pondération
Dites comment vous noterez les soumissions et ce que vaut chaque élément. Les soumissionnaires écrivent en fonction des critères : les publier élève donc la qualité de ce que vous recevez. Les taire produit des propositions qui devinent vos priorités, et qui devinent généralement mal.
Si le prix pèse soixante pour cent, dites-le. Une firme qui ne peut pas gagner à ces conditions se retirera, ce qui fait gagner une semaine à tout le monde. Et si vous comptez présélectionner et rencontrer des candidats, dites-le aussi, avec le nombre de firmes invitées et le moment approximatif.
Dites à quoi ressemblera le contrat
Les conditions commerciales appartiennent à l’appel d’offres, pas à une négociation après la sélection, parce qu’elles changent ce qu’une firme est prête à facturer. Quatre en particulier :
- À qui appartient le travail. Vous devriez posséder pleinement le code sur mesure, les fichiers de conception et le contenu au paiement final. Dites-le. Si un soumissionnaire compte plutôt vous concéder une licence sur une plateforme propriétaire, vous voulez le savoir avant de le noter, pas après.
- La portabilité. Pouvez-vous déplacer le site vers un autre hébergeur ou un autre fournisseur sans le reconstruire ? Un site que vous ne pouvez pas quitter est un site que vous paierez un jour pour quitter.
- Le calendrier de paiement. Liez les paiements à des jalons assortis de critères d’acceptation plutôt qu’à des dates.
- La garantie et le soutien. Combien de temps après le lancement les défauts sont-ils corrigés sans frais, et qu’est-ce qui constitue un défaut plutôt qu’une nouvelle demande.
Donnez un échéancier réaliste
Trois semaines entre la publication et le dépôt constituent un minimum de travail pour tout mandat sérieux, et une fenêtre de deux semaines par-dessus une période de vacances vous coûtera vos meilleurs soumissionnaires. Prévoyez une période de questions écrites dont les réponses sont diffusées à tous, ce qui élimine les écarts d’hypothèses à l’origine de la variance de prix.
Et annoncez votre date de lancement visée avec ce qui la motive. Une date liée à une échéance législative ou à un cycle de financement est une contrainte autour de laquelle un soumissionnaire peut planifier. Une date sans raison déclarée sera traitée comme négociable, et elle le deviendra.
Une structure qui fonctionne
L’efficacité d’un appel d’offres tient surtout à l’ordre des sections. Ce plan couvre tout ce qui précède et dépasse rarement quinze pages :
- Qui vous êtes, et qui le site dessert.
- Pourquoi vous faites ceci maintenant, en termes opérationnels.
- Ce que le projet doit accomplir, énoncé en résultats.
- L’état actuel : plateforme, nombre de pages et de documents, intégrations, langues, hébergement, accès aux statistiques.
- La portée, y compris ce qui en est explicitement exclu.
- Les contraintes : norme d’accessibilité, exigences de sécurité ou de résidence des données, normes graphiques, tout ce que vous ne pouvez pas changer.
- La fourchette budgétaire et l’approche de paiement.
- L’échéancier, avec la période de questions et la date de décision.
- Ce qu’il faut déposer, en restant bref.
- Les exigences obligatoires, puis les critères cotés avec leur pondération.
- Les conditions contractuelles : propriété, portabilité, garantie, soutien.
- Qui contacter, et comment les questions sont traitées.
Où le publier
Les acheteurs publics au Canada doivent généralement passer par le système d’appels d’offres applicable : le SEAO au Québec, BC Bid en Colombie-Britannique, ou MERX et les portails provinciaux ailleurs. Ces systèmes rejoignent des firmes qui les surveillent professionnellement, ce qui est un avantage mitigé : vous obtenez du volume, et une bonne part est générique.
Les acheteurs privés et sans but lucratif n’ont pas cette obligation, et gagnent habituellement à inviter directement quatre ou cinq firmes. Une courte liste d’invitées produit de meilleures propositions qu’un appel ouvert, parce que chaque soumissionnaire sait que ses chances sont raisonnables et investit en conséquence.
Les cinq erreurs à éviter
- Spécifier la solution plutôt que le problème.
- Cacher le budget.
- Omettre les volumes de contenu et de documents.
- Demander de la conception spéculative.
- Passer sous silence l’après-lancement, où se déroule l’essentiel de la vie du site.
Un appel d’offres rédigé ainsi est plus court que celui que vous prépariez, prend moins de temps à évaluer, et produit des propositions que vous pouvez réellement placer côte à côte. C’est tout l’objet de l’exercice.
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